VeriFactu para autónomos: qué es, cuándo entra en vigor y cómo prepararte

Si eres autónomo o llevas una pequeña empresa en España, en algún momento del último año habrás oído la palabra VeriFactu y habrás pensado dos cosas: «esto suena a lío» y «ya me ocuparé cuando llegue el momento». Vamos a intentar quitarte de encima las dos.

VeriFactu es la respuesta técnica de la Agencia Tributaria (AEAT) a un problema muy concreto: que ningún software de facturación permita alterar u ocultar facturas ya emitidas. Nace del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que desarrolla el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria y establece los requisitos que debe cumplir cualquier programa que emita facturas.

Las tres cosas que VeriFactu obliga a hacer a tu software

El Reglamento no cambia lo que tú tienes que hacer. Cambia lo que tu software tiene que garantizar. Concretamente, tres cosas:

Cadena de huellas SHA-256: cada factura emitida queda encadenada por una huella criptográfica (hash) con la anterior. Si alguien intenta modificar una factura antigua, la cadena se rompe y queda evidencia de la manipulación.
Código QR de verificación: en el PDF de cada factura debe aparecer un QR con los datos que fija la Orden HAC/1177/2024 —NIF emisor, número y serie, fecha e importe total—. Cualquier receptor puede escanearlo y comprobar que la factura está declarada.
Registro de facturación inalterable: el software debe llevar un registro (append-only, sin borrados) de todas las operaciones y, opcionalmente, remitirlas en tiempo real a la AEAT.

Las fechas: quién debe cumplir y desde cuándo

El Reglamento se aplica en dos oleadas, en función del régimen fiscal del contribuyente:

1 de enero de 2027 — contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (sociedades limitadas, sociedades anónimas y demás personas jurídicas).
1 de julio de 2027 — resto de contribuyentes: autónomos (IRPF), comunidades de bienes, arrendadores, y en general cualquier persona física o entidad sin personalidad jurídica que expida facturas por su actividad económica.

Ambas fechas son impuestas por el propio Reglamento tras las prórrogas aprobadas a lo largo de 2024 y 2025. Nadie está exento por facturar poco. Si emites una sola factura al año, tu software debe cumplir VeriFactu desde la fecha que te corresponda.

«¿Y si sigo con Word o Excel?»

Después de julio de 2027 no puedes. Word y Excel no cumplen los requisitos que el Reglamento impone a un sistema informático de facturación (SIF): ni cadena, ni QR, ni registro inalterable. Tampoco cumple una plantilla de PDF hecha a mano. Después de tu fecha, tener o utilizar uno de estos «programas» para emitir facturas es la infracción del artículo 201 bis de la LGT. (La factura hecha a mano en papel queda fuera del Reglamento; prácticamente nadie factura así ya.)

Las sanciones (y por qué cambian el cálculo)

El régimen sancionador está en el nuevo artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Hay dos infracciones distintas, cada una con su multa:

Fabricar, producir o comercializar software que no cumple VeriFactu: multa de 150.000 € por ejercicio y tipo de programa. Es la sanción sobre quien construye o vende el programa.
Tener o utilizar software no adecuado a VeriFactu: multa fija de 50.000 € por ejercicio. Esta cae directamente sobre el contribuyente que lo usa.

No son sanciones simbólicas. Son las cantidades por las que empresas de software y contribuyentes se están apresurando a certificar sus sistemas.

Cómo prepararte antes de tu fecha

Si eres autónomo, tienes hasta julio de 2027. Suena lejos, pero las migraciones de sistema son molestas y conviene hacerlas cuando NO hay presión. Un plan sencillo:

Ahora — antes de fin de año: haz una lista de qué software usas hoy para emitir facturas. Word, Excel, PDF hechos a mano, un TPV antiguo, una plantilla de tu asesor… todo.
Primer trimestre de 2027: elige un programa con «Adecuación a VeriFactu» o «Modo VeriFactu» explícito. No basta con que sea moderno: pídeles la declaración responsable que exige el Reglamento (art. 13 del RD 1007/2023).
Segundo trimestre de 2027: migra tu histórico. Un buen software importa tus facturas anteriores en un ZIP y las clasifica sin que tengas que teclear nada.
1 de julio de 2027: emite tu primera factura VeriFactu con la cadena SHA-256 y el QR. Ya está.

¿Y si vengo de otro programa?

Cambiar de software de facturación tiene mala fama, pero VeriFactu no es una razón para retrasarlo. Al contrario: te obliga a hacer el cambio con margen de tiempo. Un programa serio te importa tu histórico en un solo paso — Billy lo hace desde un ZIP con tus PDFs anteriores; la IA los lee, los clasifica como emitidas o recibidas y deja tu contabilidad al día sin picar datos.

Resumen ejecutivo

VeriFactu es obligatorio para autónomos desde el 1 de julio de 2027.
Tu software debe cumplir tres cosas: cadena SHA-256, QR y registro append-only.
Las sanciones por incumplir van de 50.000 € a 150.000 € por ejercicio.
Preparar la migración con un año de margen es mucho más barato que hacerlo en junio.